Nous nous efforçons de gérer Koolair (une entreprise du Groupe Systemair) de manière durable et à long terme. Nous nous engageons donc, conformément à la Directive UE 2019/1937 du Parlement Européen et du Conseil de 23 d’octobre de 2019, faisant référence à la protection des données des personnes dénonçant des infractions du Droit de l’Union, à attirer l’attention sur toute irrégularité qui risque de nuire gravement à l’entreprise et à nos employés et à faire une enquête à cet effet aussi tôt que possible. Notre maison mère suédoise, Systemair, a mis en place une solution de dénonciation pour faciliter la tâche de ceux qui désirent fournir des informations sur des irrégularités qui sont en violation de la législation en vigueur. Toutes les déclarations sont reçues et traitées par un agent externe.

Il faut noter que seules les personnes directement liées aux usines et sièges des entreprises du Groupe Systemair sont couvertes par les protections de la législation sur la dénonciation (Loi sur la protection des personnes déclarant des irrégularités (SFS 2021:890)). Pour en savoir plus, cliquez ICI.

 

Instructions

 

NOTIFICATION PAR CANAUX DE DÉNONCIATION INTERNES

La notification peut s’effectuer par écrit via le site Internet wb.2secure.se ou oralement par téléphone au (+46) 77-177 99 77. Vous pouvez également décider de rester anonyme dans ces deux canaux de notification. Si vous désirez notifier une déclaration lors d’une réunion en personne, vous pouvez le faire en l’enregistrant sur le site Internet wb.2secure.se. La réunion en personne se tiendra selon un accord, soit avec un représentant de Koolair, soit avec un prestataire des services de dénonciation des entreprises du Groupe Systemair, à savoir 2Secure.

Lors de l’enregistrement d’une nouvelle déclaration, sur wb.2secure.se, vous devez indiquer le code spécifique de la société koo353 pour indiquer que la déclaration s’applique à Koolair. Sur le site Internet, il vous sera demandé de répondre à un certain nombre de questions sur le sujet auquel se rapporte la déclaration. Vous pouvez rester anonyme et recevoir un numéro de dossier unique et un mot de passe que vous devez sauvegarder, afin de pouvoir vous connecter activement sur le site Internet, suivre la déclaration et communiquer avec le responsable du dossier à 2Secure.

 

Cliquez ici pour faire une déclaration (koo353)

Lorsqu’une déclaration a été enregistrée, elle est traitée par un responsable du dossier expérimenté de 2Secure, qui se mettra en rapport avec un contact principal de notre maison mère Systemair qui figure sur une liste de contacts prédéterminée comportant plusieurs noms. Si le contact principal fait l’objet de la déclaration, une autre personne de la liste des contacts en sera informée. C’est toujours Systemair qui en dernier ressort évalue la déclaration et décide des mesures à prendre.

Lorsque les rapports sont soumis oralement, vous êtes en droit de contrôler et de corriger les erreurs potentielles susceptibles de s’y trouver. Lorsque vous souhaitez signaler un cas par téléphone, des informations pour ouvrir une session vous sont transmises pour vous permettre de suivre votre dossier sur wb.2secure.se. Pour vérifier et éventuellement corriger votre rapport après avoir ouvert une session, vous pouvez en formuler la demande sur le portail du site Web. Vous pouvez également choisir de signer le procès-verbal de votre rapport en en faisant la demande sur le portail du site Web. Le cas échéant, la coordination de cette action est prise en charge par un administrateur de 2Secure. En choisissant de signer le procès-verbal après avoir ouvert une session, vous donnez connaissance de votre nom et de votre prénom (identité) à 2Secure. 2Secure protège votre anonymat et aucune de ces informations n’est transmise à la société. Votre anonymat vis-à-vis de Systemair est donc préservé même lorsque vous signez le procès-verbal après avoir ouvert une session.

 

NOTIFICATION PAR CANAUX DE DÉNONCIATION EXTERNES

Outre la notification au canal de dénonciation interne de notre maison mère Systemair, vous pouvez faire une déclaration à une autorité compétente dans un domaine spécifique de responsabilité ou à une des institutions, organismes et agences de l’UE. Les autorités suivantes ont été désignées comme autorités compétentes et ont établi des canaux de communication externes : Autorité suédoise de l’environnement du travail, Office national du logement, de la construction et de la planification, Office national de la sécurité électrique, Autorité suédoise de la criminalité économique, Inspection suédoise des agents immobiliers, Autorité suédoise de surveillance financière, Agence suédoise de la santé publique, Agence suédoise pour la gestion de la mer et de l’eau, Autorité suédoise pour la protection de la vie privée, Inspection des produits stratégiques, Inspection de la santé et des soins sociaux, Agence suédoise des produits chimiques, Agence suédoise des consommateurs, Autorité suédoise de la concurrence, Agence alimentaire suédoise, Agence des produits médicaux, Conseils administratifs des comtés, Agence suédoise des contingences civiles, Agence suédoise de protection de l’environnement, Autorité suédoise des postes et télécommunications, Bureaux gouvernementaux, Inspection suédoise des auditeurs, Agence fiscale suédoise, Agence forestière suédoise, Autorité suédoise des jeux de hasard, Agence suédoise de l’énergie, Office suédois de l’agriculture, Office suédois d’accréditation et d’évaluation de la conformité, Autorité suédoise de radioprotection et Agence suédoise des transports.

Visitez le site Web de l’Autorité suédoise de l’environnement du travail pour disposer d’un résumé de chaque domaine de responsabilité de cet organisme ainsi que les coordonnées : https://www.av.se/om-oss/visselblasarlagen/extern-rapporteringskanal/lista-over-myndigheter-med-ansvar-enligt-ansvarsomrade-enligt-forordning-2021949/

 

PROTECTION LÉGALE DES INFORMATEURS

Outre la possibilité de notifier des irrégularités présumées conformément à la législation sur la dénonciation, il existe également un droit à la liberté de divulgation et d’acquisition conformément à la loi suédoise sur la liberté de la presse et à la loi fondamentale suédoise sur la liberté d’expression. Ceci veut dire qu’un employé (à quelques exceptions près), tant dans le secteur privé que dans le secteur public, a la possibilité de soumettre en toute impunité des informations qui seraient par ailleurs confidentielles en vue de publication dans des médias de masse couverts par la loi suédoise sur la liberté de la presse et la loi fondamentale suédoise sur la liberté d’expression.
Il existe également une protection étendue pour les employés des organisations du secteur public ou d’autres opérations où la protection des informateurs s’applique conformément à la loi suédoise sur la protection des informateurs dans certains secteurs de l’activité économique (SFS 2017:151) ou à la loi suédoise sur l’accès public à l’information et sur le secret (SFS 2009:400). Cette protection étendue s’applique à l’interdiction d’enquête et à l’interdiction de représailles.
L’interdiction d’enquête veut dire qu’une agence gouvernementale ou qu’un autre organisme public ne peut pas, en règle générale, enquêter sur la personne qui a soumis une notification en vue de publication.
L’interdiction de représailles veut dire que le grand public ne peut pas prendre de mesures ayant des conséquences négatives pour une personne, du fait qu’elle a exercé sa liberté d’expression et de divulgation.

 

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PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
En vertu de la réglementation en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel, et tout particulièrement du règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (règlement général sur la protection des données ou RGPD) et à la loi organique 3/2018, du 5 décembre 2018, relative à la protection des données à caractère personnel et à la garantie des droits numériques (LOPD), la société KOOLAIR vous informe que les données à caractère personnel fournies lors du lancement d’une alerte ou de la formulation d’une question, ainsi que toute autre information à caractère personnel que KOOLAIR peut collecter dans le cadre des processus d’enquête, sont intégrées à un fichier qui relève de sa responsabilité.
Responsable du traitement
Coordonnées du responsable du traitement: KOOLAIR, S.L.
Adresse: C/ URANO, 26 – POLIGONO INDUSTRIAL Nº 2 «LA FUENSANTA», 28936 MÓSTOLES (MADRID).
Pour de plus amples informations sur le traitement des données, visiter le site Web officiel de KOOLAIR et consulter la politique de confidentialité de la société.
Finalités du traitement
Nous vous informons que les données fournies à travers ce système de lancement d’alertes et de communication sont traitées par KOOLAIR dans l’objectif unique et exclusif de gérer la notification, de mener une enquête sur l’alerte présentée et d’adopter les mesures correctives pertinentes. En ce sens, les informations à caractère personnel ne peuvent être collectées qu’aux seules fins du respect des finalités susmentionnées et lorsque cette collecte s’avère strictement nécessaire.
Légitimité
Le fondement juridique qui rend légitime le traitement des données à caractère personnel à travers le système de lancement d’alertes n’est autre que le besoin d’exécution d’une mission effectuée dans l’intérêt public lorsqu’il s’agit, par exemple, de la prévention d’infractions pénales, ainsi que de l’exécution d’une obligation légale lorsque des faits pouvant constituer une infraction ou un délit à caractère pénale sont portés à la connaissance de la société KOOLAIR et/ou lorsque la réglementation applicable à cette dernière doit être respectée.
Lorsque l’utilisateur fournit ses données à caractère personnel de manière volontaire, le fondement juridique qui rend légitime le traitement de ces dernières n’est autre que son propre consentement.
Communication des données
Le système de lancement d’alertes est mis en œuvre pour toutes les entreprises du groupe à travers la maison mère Systemair et est géré par l’entreprise extérieure 2Secure qui se charge d’informer KOOLAIR de quelconque irrégularité ou manquement à une obligation légale touchant l’organisation.
Les données fournies peuvent par ailleurs être communiquées aux tribunaux dans le respect de la législation en vigueur.
Critères de conservation, de gestion et de surveillance
Les communications reçues à travers le système de lancement d’alertes sont conservées dans un lieu sûr garantissant à tout moment la confidentialité des informations, son accès étant limité aux personnes responsables du respect de la réglementation. Les informations relatives à la communication sont conservées dans le système de lancement d’alertes pendant une période de 3 mois. Après avoir examiné le bien-fondé de l’alerte, les informations sont transférées vers un autre système de gestion des alertes au sein duquel le délai de conservation peut être rallongé en fonction des exigences établies par les réglementations applicables à chaque cas et/ou pour des raisons d’enquête/analyse en cours et/ou pour prouver la diligence de l’action de la part de KOOLAIR.
Confidentialité
KOOLAIR s’engage à préserver la confidentialité des données et informations traitées dans le système de lancement d’alertes, ainsi que toute information complémentaire apportée pendant l’enquête et toute donnée et information d’autres personnes impliquées apportées lors de la notification et/ou le traitement de l’alerte ou communication à travers ce système de lancement d’alertes.
Droits
Vous pouvez vous adresser à tout moment à KOOLAIR pour exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, de limitation du traitement et de transférabilité, lorsque l’exercice de ces droits est applicable, en envoyant une communication écrite qui précise votre demande à l’adresse susmentionnée et en fournissant une copie de votre pièce d’identité ou document équivalent afin de vous identifier en tant qu’utilisateur du système de lancement d’alertes. Si vous considérez que votre droit à la protection des données à caractère personnel a été violé, vous pouvez par ailleurs déposer une réclamation auprès de l’Agence espagnole pour la protection des données (www.aepd.es)