Bij Koolair (een onderneming van de Systemair-groep), streven wij naar een langdurig en duurzaam functioneren van onze fabrieken. Om deze reden, in overeenstemming met Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden , waarborgen wij dat de waargenomen onregelmatigheden die de onderneming of onze werknemers ernstig zouden kunnen schaden, zo spoedig mogelijk worden gemeld en onderzocht. Onze moedermaatschappij in Zweden, Systemair, heeft een klokkenluidersregeling opgezet voor het eenvoudig melden van onregelmatigheden in strijd met de bestaande wetgeving. Alle aangiften worden ontvangen en behandeld door een externe agent.
Gelieve er nota van te nemen dat de wetgeving ter bescherming van klokkenluiders (de Wet Bescherming Klokkenluiders (SFS 2021:890)) alleen personen beschermt die rechtstreeks betrokken zijn bij de fabrieken van de bedrijven van de Systemair-groep. Lees HIER meer.
Aanwijzingen
MELDING VIA INTERNE KLOKKENLUIDERSKANALEN
De informatie kan schriftelijk gebeuren via de wb.2secure.se website of mondeling per telefoon op (+46) 77-177 99 77. U kunt ervoor kiezen om anoniem te blijven bij deze twee meldingskanalen. Indien u onregelmatigheden wenst te melden via een persoonlijk onderhoud, kan dit worden aangevraagd na het indienen van een klacht op de website wb.2secure.se. Er kan een persoonlijk onderhoud plaatsvinden met een vertegenwoordiger van Koolair of met de onderneming 2Secure, de aanbieder van de klokkenluidersdienst van de ondernemingen van de Systemair-groep.
Bij het indienen van een nieuwe melding van een klacht op wb.2secure.se, moet de specifieke bedrijfscode koo353 vermeld worden om aan te geven dat de melding betrekking heeft op Koolair. Op de website wordt u verzocht een reeks vragen te beantwoorden over de zaak waarop de klacht betrekking heeft. U kunt anoniem blijven en u krijgt een uniek casusnummer en wachtwoord. Bewaar deze zodat u kunt inloggen op de website, de melding kunt volgen en contact kan opnemen met de casusmanager van 2Secure.
Klik hier om een klacht in te dienen (koo353)
Zodra de klacht is ingediend, zal deze worden behandeld door ervaren casusmanagers van 2Secure, die contact zullen opnemen met een gesprekspartner bij ons moederbedrijf Systemair volgens een vooraf opgestelde lijst met verschillende personen. Indien de gesprekspartner een persoon betreft die op enige wijze betrokken is bij de klacht, wordt een andere persoon op deze lijst op de hoogte gebracht. Het is altijd onze moedermaatschappij Systemair die uiteindelijk de klacht beoordeelt en beslist welke actie moet worden ondernomen.
Wanneer rapporten mondeling worden aangeboden, heeft u het recht om mogelijke fouten in het rapport te controleren en te corrigeren. Wanneer u een zaak telefonisch wilt behandelen, ontvangt u informatie voor aanmelding waarmee u uw zaak kunt volgen op wb.2secure.se. Als u het rapport na registratie wilt controleren en eventueel corrigeren, kunt u dit aanvragen via het webportaal. U kunt er ook voor kiezen het protocol van uw verslag te ondertekenen door dit aan te vragen op het webportaal. Een 2Secure-beheerder coördineert deze handeling. Als u ervoor kiest het protocol te ondertekenen nadat u zich aangemeld heeft op het systeem, betekent dit dat 2Secure kennis heeft van uw naam en achternaam/identiteit. 2Secure waarborgt uw anonimiteit en maakt deze informatie niet bekend aan het bedrijf. Daarom blijft u, zelfs als u het protocol na aanmelding wenst te ondertekenen, anoniem voor Systemair.
MELDING VIA EXTERNE KLOKKENLUIDERSKANALEN
Naast melding aan het interne klokkenluiderskanaal van ons moederbedrijf Systemair, kunt u een klacht extern melden bij een bevoegde autoriteit binnen het specifieke verantwoordelijkheidsgebied of bij een van de instellingen, entiteiten of agentschappen van de EU. De volgende organen en entiteiten zijn aangewezen als bevoegde autoriteiten en hebben externe kanalen voor klokkenluiders ingesteld: Zweedse Arbeidsmilieu-autoriteit, Nationale Raad voor huisvesting, bouw en planning, Nationale Veiligheidscommissie inzake Elektriciteit, Zweedse Economische Autoriteit Criminaliteit, Zweedse Makelaarsinspectie, Zweedse Financiële Toezichthoudende Autoriteit, Zweeds Agentschap voor volksgezondheid, Zweeds Agentschap voor Marine- en Waterbeheer, Zweedse Autoriteit voor privacybescherming, Inspectie strategische producten, Inspectie gezondheids- en sociale zorg, Zweeds Chemicaliënagentschap, Zweeds Consumentenbureau, Zweedse Mededingingsautoriteit, Zweeds agentschap voor voedingsmiddelen, Zweeds agentschap voor geneesmiddelen, Provinciale Overheden, Zweeds agentschap voor civiele rampen, Zweeds agentschap voor milieubescherming, Zweedse dienst voor post en telecommunicatie, Regeringsgebouwen, Zweedse Rekenkamer, Zweedse belastingdienst, Zweeds agentschap voor bosbouw, Zweedse brandweer, Zweeds agentschap voor energie, Zweedse raad voor de landbouw, Zweedse commissie voor accreditatie en conformiteitsbeoordeling, Zweedse raad voor radioactieve veiligheid en Zweeds agentschap voor vervoer.
Bezoek de website van de Zweedse Arbeidsinspectie voor een overzicht van alle gebieden waarvoor deze instantie verantwoordelijk is en de contactgegevens: https://www.av.se/om-oss/visselblasarlagen/extern-rapporteringskanal/lista-over-myndigheter-med-ansvar-enligt-ansvarsomrade-enligt-forordning-2021949/
RECHTSBESCHERMING VAN KLOKKENLUIDERS
Naast de mogelijkheid om misstanden te melden overeenkomstig de klokkenluiderswetgeving, bestaat er ook het recht op vrijheid van openbaarmaking en verwerving krachtens de Zweedse wet op de persvrijheid en de Zweedse basiswet op de vrijheid van meningsuiting. Dit betekent dat een werknemer (met bepaalde uitzonderingen) in zowel de particuliere als de openbare sector straffeloos informatie, die op zich vertrouwelijk is, kan overleggen voor publicatie in massamedia die onder de Zweedse wet op de persvrijheid en de Zweedse wet op de vrijheid van meningsuiting vallen.
Er bestaat ook een ruime bescherming van werknemers in organisaties in de publieke sector of andere entiteiten waar de klokkenluidersbescherming van toepassing is overeenkomstig de Zweedse wet betreffende de bescherming van klokkenluiders in bepaalde economische sectoren (SFS 2017:151) of de Zweedse wet betreffende de vrije toegang tot informatie en officiële geheimen (SFS 2009:400). Deze uitgebreide bescherming betreft een verbod op onderzoek en een verbod op vergelding.
Het onderzoeksverbod houdt in dat een overheidsinstantie of een ander openbaar lichaam in beginsel geen onderzoek mag instellen naar iemand die een rapport ter publicatie heeft ingediend.
Het verbod op vergelding houdt in dat het publiek geen actie mag ondernemen die negatieve gevolgen heeft voor een persoon wegens de uitoefening van zijn recht op vrije meningsuiting en op openbaarmaking.
GEGEVENSBESCHERMING
In overeenstemming met de huidige regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, in het bijzonder Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van die gegevens (algemene verordening gegevensbescherming) en Organieke Wet 3/2018, van 5 december, betreffende de bescherming van persoonsgegevens en de waarborging van digitale rechten (Wet Bescherming Persoonsgegevens), deelt KOOLAIR u mee dat de persoonsgegevens die u verstrekt bij het indienen van de klacht of de vraag om advies, alsmede alle andere informatie van persoonlijke aard die KOOLAIR in het kader van de onderzoeksprocessen kan verzamelen, zullen worden opgenomen in een bestand waarvoor zij verantwoordelijk is.
Gegevensbeheerder
Contactgegevens van de verantwoordelijke voor de verwerking: KOOLAIR, S.L.
Adres: C/ URANO, 26 – POLIGONO INDUSTRIAL Nº 2 «LA FUENSANTA», 28936 MÓSTOLES (MADRID).
Voor meer informatie over gegevensverwerking kunt u terecht op de officiële KOOLAIR website en haar privacybeleid.
Doeleinden van de verwerking
Wij informeren u dat de gegevens die u ons via dit Klachten- en Communicatiekanaal verstrekt, door KOOLAIR zullen worden verwerkt met als enig en uitsluitend doel het beheer van de melding, deze te onderzoeken en de relevante maatregelen te nemen indien van toepassing. In die zin mogen persoonsgegevens alleen worden verzameld wanneer deze strikt noodzakelijk zijn voor de verwezenlijking van de hierboven vermelde doeleinden.
Legitimatie
De rechtsgrondslag die de verwerking van gegevens via het Klokkenluiderskanaal legitimeert is de noodzaak voor de uitoefening van een taak van algemeen belang, bijvoorbeeld als het gaat om de preventie van strafbare feiten, alsmede een wettelijke verplichting, wanneer KOOLAIR kennis heeft van feiten die een overtreding of misdrijf van strafrechtelijke aard inhouden en/of voor de naleving van de regelgeving die van toepassing is op de Entiteit.
Wanneer gebruikers hun persoonsgegevens vrijwillig verstrekken, is hun toestemming de rechtsgrondslag die de verwerking van deze gegevens legitimeert.
Gegevensverstrekking
Het klokkenluiderskanaal is door het moederbedrijf Systemair ingesteld voor alle bedrijven van de groep en wordt beheerd door het externe bedrijf 2Secure, dat KOOLAIR zal informeren over eventuele onregelmatigheden of wettelijke inbreuken die onze organisatie betreffen.
Uw gegevens kunnen ook worden verstrekt aan rechters en rechtbanken, met inachtneming van de geldende wetgeving.
Gegevensverstrekking
Het klokkenluiderskanaal is door het moederbedrijf Systemair ingesteld voor alle bedrijven van de groep en wordt beheerd door het externe bedrijf 2Secure, dat KOOLAIR zal informeren over eventuele onregelmatigheden of wettelijke inbreuken die onze organisatie betreffen.
Uw gegevens kunnen ook worden verstrekt aan rechters en rechtbanken, met inachtneming van de geldende wetgeving.
Criteria voor instandhouding, beheer en bewaring
De via het klokkenluiderskanaal ontvangen meldingen worden na ontvangst bewaard in een beveiligde omgeving die de vertrouwelijkheid van de informatie te allen tijde waarborgt, waarbij de toegang beperkt is tot de personen die verantwoordelijk zijn voor de naleving van de regelgeving. Informatie over de overdracht zal gedurende 3 maanden in het Klokkenluiderskanaal worden bewaard. Zodra de oorsprong van de melding is vastgesteld, wordt de informatie naar een ander klachtenbeheersysteem gestuurd, in welk geval de bewaartermijn kan worden verlengd, afhankelijk van de bewaarvereisten die zijn vastgesteld door de toepasselijke regelgeving in elk geval, en / of omdat een onderzoek / analyse gaande is, en / of om de betrouwbaarheid van KOOLAIR in haar acties te accrediteren.
Vertrouwelijkheid
KOOLAIR verplicht zich tot geheimhouding van de in het Klokkenluiderskanaal verwerkte gegevens en informatie en van de tijdens het onderzoek verstrekte aanvullende informatie, alsmede van de gegevens en informatie van andere betrokkenen van wie gegevens zijn verstrekt bij de melding en/of verwerking van de klacht via dit Klokkenluiderskanaal
Rechten m.b.t. persoonsgegevens
U kunt te allen tijde contact opnemen met KOOLAIR om uw rechten van toegang, rectificatie, verwijdering, verzet, beperking van de verwerking en portabiliteit van uw gegevens uit te oefenen, indien dergelijke rechten van toepassing zijn, door te schrijven naar bovenstaand adres, een kopie van uw identiteitskaart of gelijkwaardig document te verstrekken, uzelf te identificeren als een gebruiker van de dienst Klachtenkanaal en uw verzoek te specificeren. U kunt ook een klacht indienen bij het Spaanse agentschap voor gegevensbescherming (www.aepd.es) indien u van mening bent dat uw recht op bescherming van persoonsgegevens is geschonden.